【Gmail】フォルダ整理術|ラベルを自由に並び替えて頭もすっきり

Gmail(Gメール)はビジネスでもプライベートでも欠かすことのできない便利なメールサービスですが、受信メールが多くなりすぎると、メールの管理にも多くの労力がかかってしまいます。

そこで今回は、Gmailフォルダを綺麗に整理し、効率的にメールを処理することができる「ラベル機能」の作成方法と、メール管理方法を解説していきます。

また、Gメールを複数アカウント取得している方を対象に、「複数アカウントをまとめて管理する方法」についてもご紹介していきます。

Gメールアカウントを未作成の方は、ブログマネタイズでは必ず必要になりますので、作成しておきましょう。

参考記事:グーグルアカウント作成の仕方を解説|いくつまで持てる?

松岡幸助

こんにちは、松岡幸助です。

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Gmailフォルダの整理術

ビジネス、プライベート問わずGmailを毎日利用している方も多いのではないでしょうか。

メールは非常に便利なツールですが、その一方で毎日のメール処理に取られる時間も多いことが悩みになりますよね。

あなたの貴重な時間が「余計なメール処理」に奪われてしまわないように、Gメールの「ラベル機能」を有効活用していきましょう。

「ラベル機能」を使えばメールをフォルダ分けすることができるため、受信フォルダに溜まってくるメールを綺麗に整理していくことができます。

ラベルを作成する

ラベルの作成するにはGmailにログインが必要です。

右上の「歯車マーク」→「設定」をクリックします。

設定の「ラベル」をクリック。

「新しいラベルを作成」をクリック。

「ラベル名」を入力し、「保存」をクリック。

以上で、ラベルの作成は完了です。

ラベルの自分の好みの順番に並び替える

作成したラベルは、受信トレイの下に作成されます。

「ラベルの並び順」は作成順番ではなく、五十音順で上から表示されるようになっています。

これでは、順番を自分で決めることができませんので、「ラベル名」の初めに「数字」を入れるようにしましょう。

下の画像のように、[数字]をラベル名の前に入力することで、自由に順番を決定することができます。

効率的なメールの処理方法

メールを振り分けるために、「ラベル」をいくつか作成したら、メールの処理手順のルールを自分で決めると良いです。

私の場合は、常に受信トレイを「空(から)」の状態にしておき、読んで返信したメール(既読のもの)はフォルダに移動させるルールを設けています。

このルールを守ることで、「受信トレイ」に入っているメールは「未処理状態」で「返信が必要」ということがひと目で判別できます。

Gmail複数アカウントの管理方法

Gメールアカウントを複数取得している方も多いのではないでしょうか。

複数のアカウントがあると、メールの見逃しが起こってしまったり、いちいちアカウントにログインしてメールを確認する手間が発生してしまいます。

これは大きな時間ロスに繋がりますので、可能であれば一括でメール管理できる機能があると便利ですよね。

Gmailの機能で、アカウント同士を紐づけることで一括にメールを表示させる機能もありますが、すべてのメールが同じ受信フォルダに入ってきてしまうので、これではグーグルアカウントを複数作った意味がありません。

そこで今回は、「サンダーバード」という無料のメールソフトを使って、メールを一括管理する方法をご紹介します。

Windowsを使っている方は、「Outlook」で管理する方法でも良いかと思います。

Thunderbird(サンダーバード)をダウンロードする

Thunderbird(サンダーバード)をダウンロードする方法

ダウンロードサイトから「ダウンロード」をクリックします。

ポップアップで表示されたセットアップ画面を確認し、「次へ」をクリック。

セットアップの種類は「標準インストール」を選択。

「次へ」をクリック。

インストールするフォルダの場所を確認し、「インストール」をクリック。

「あなたのお名前」と登録する「メールアドレス」、「パスワード(任意)」を入力し、「IMAP」を選択。

「完了」をクリック。

※IMAPを選択した場合は、メールがコンピュータ内に保存されませんが、メールを永久保存したい特別な理由がない限りは、IMAPが標準的な保存方法です。

設定が完了すると、「Googleでの許可」が確認されますので、「パスワード」を入力し、「次へ」をクリック。

以上で、設定は完了です。

Gmailで設定した「ラベル」のフォルダ分けもきちんと引き継がれています。

Thunderbird(サンダーバード)に複数のアドレスを登録する方法

サンダーバードを使う目的は、「複数のアドレス」を管理するためかと思いますので、ここからは「アドレスを追加登録」する方法を解説していきます。

右上の「4本線マーク」から「新規追加」→「オプション」→「アカウント設定」をクリック。

表示されたアカウント設定の左下「アカウント操作」→「メールアカウントを追加」をクリック。

すると、初回にアドレスを登録した画面と同じ設定画面が表示されますので、ここからは、上記で説明した登録方法の繰り返しになります。

この方法で何個ものアドレスをまとめて一括管理することができます。

最後に

今回は、Gmailのメール整理方法として「ラベル」を活用する方法と、複数のアドレスを一括管理できる「サンダーバード」についてご紹介しました。

「どこまでメールの返信をしたか分からない」「メールフォルダがぐちゃぐちゃ」という状態にならないように、今回ご紹介したような「メール処理ルール」を作っていくと、効率的にメール処理していくことが可能になります。

Gメールを使い始めたばかりの人こそ、ぜひトライしてみてください。

あとあとでメールを整理しようとするとかなり大変ですので。

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